De una gestión de crisis a la excelencia operativa con Sistema de Producción Toyota
En muchos países y organizaciones se vive de forma cíclica la cultura de apagar fuegos. A diario el personal se ve exigido para resolver urgencias que demandan tiempo, esfuerzos e improvisación. Se pegan parches, el día se salva, pero aspectos como innovación, planificación, seguridad y competitividad se descuidan. Y estos aspectos tienen diferentes tipos de costo, que se pagan. El día de mañana otro problema aparecerá, en un futuro cercano el mismo problema vuelve a ocurrir. Estos problemas recurrentes se derivan de la variabilidad de los procesos, o de su falta de definición, y las causas que originan estos problemas subsisten y aprendemos a convivir con ellos. ¿Te resulta familiar algún aspecto de gestión como el descrito anteriormente? En Latinoamérica, muchas organizaciones sufren de la "cultura del apagafuegos” tipo bombero. Como respuesta a esa vida en crisis, algunas organizaciones tratan de adoptar sistemas para mejorar la productividad como el Sistema de Producción Toyota (TPS) como una forma de solucionar sus problemas. El detalle es como se realiza la implementación. Se hace como la adopción de algunas herramientas que usa el modelo, y realizando proyectos de mejora aislados que una vez terminados se olvidan. Los programas de mejora en muchas organizaciones son introducidos bajo el usual enfoque Top-Down, de la dirección hacia las áreas operativas, se perciben como “actividad extras a mi trabajo”, como una sobre carga laboral, esto crea una resistencia pasiva generando resistencia al cambio. Además, poco se hace por influir en el cambio en la cultura organizacional. Muchos olvidan los fundamentes básicos que originaron esta filosofía y que son la clave del éxito en Japón y otros países y organizaciones que implementaron sus fundamentos. La singularidad de Toyota consistió en estructurar un sistema organizacional donde integro el enfoque técnico basado en diversas herramientas de mejora con la cultura organizacional, donde la base es el ser humano. Este sistema se fundamenta en una disciplina de trabajo diaria y descentralizada, en el desarrollo de sus capacidades humanas y en un enfoque de mejora continua basado en una fuerte auto reflexión crítica. En muchas organizaciones se desnaturaliza la esencia del TPS, y estas variantes tiene una vida útil corta. El camino de la excelencia requiere otros enfoques. Requiere integrar la mejora en nuestra estrategia operativa, ir a la raíz de los problemas y enseñar a las personas a pensar cómo resolverlos por iniciativa. Nuestras realidades a veces encierran dolorosas realidades: Estrategias desconectadas, cultura autocrática y adicción a las crisis. La Solución: Transformación Cultural, Estrategia y Liderazgo Formador El verdadero TPS es una filosofía de vida y un sistema sociotécnico que exige una transformación completa de la cultura empresarial. Para que el enfoque de mejora organizacional funcione como un impulso natural y no como algo impuesto, debemos actuar en los siguientes pilares:
1. Integrar el TPS en el negocio
La mejora continua fracasa cuando se ve como un trabajo "adicional" a la rutina. Para evitarlo, la mejora debe integrarse orgánicamente en la planificación estratégica y en los planes operativos anuales de la empresa. Así, los proyectos de mejora diarios dejan de ser esfuerzos aislados o duplicados, y se convierten en el vehículo exacto y formal mediante el cual la organización alcanza sus metas financieras y operativas. ¡La mejora es el trabajo!
2. Cultura de Causa Raíz: Dejar de apagar incendios
El TPS exige el desarrollo de conocimientos para utilizar métodos analíticos muy precisos. Cuando surge una anomalía, el proceso debe detenerse para iniciar un análisis estructurado de acuerdo a la complejidad y tipo de problema. Para esto TPS dispone de una gran variedad de herramienta, desde las más simples (5 ¿Por qué?) hasta las más complejas (Taguchi). El objetivo es eliminar definitivamente la causa raíz, en lugar de desgastarnos mitigando los efectos crónicos una y otra vez. Esta disciplina previene futuras crisis, construyendo una genuina estabilidad operativa.
3. Autonomía: Enseñar a resolver problemas de forma autónoma
El propósito supremo de la gerencia bajo el TPS es desarrollar equipos autónomos. ¿Cómo logramos que el equipo elimine causas raíz sin la intervención del jefe? Transformando al directivo tradicional en un Líder Formador (Lean Coach) y capacitando a nuestro personal.
4. Testimonio de Valores y Capacitación Real
La transformación empresarial comienza por el testimonio de sus líderes. Los directivos deben predicar con el ejemplo, invertir recursos y estar presentes en las áreas de trabajo para garantizar un ecosistema de confianza y respeto por el individuo. Además, no basta con pedirle a la gente que mejore; hay que capacitarlos exhaustivamente en herramientas estadísticas y de calidad para que tengan las competencias técnicas de implementar sus ideas
Reflexión Final
Convertir a una empresa en un referente de clase mundial implica dejar de ver la mejora organizacional manufactura esbelta como una serie proyectos aislados. Cuando alineas el TPS con tu enfoque de negocio, con tu plan operativo anual, capacitas a tu equipo con rigor para atacar las verdaderas causas de los problemas y lideras desde el servicio, estas en el camino. Nuestra cultura latina tiene una calidez, creatividad y resiliencia incomparables. Si fusionamos esa pasión con la disciplina y el respeto por el estándar del pensamiento Toyota, nuestras organizaciones alcanzarán niveles de excelencia asombrosos. En resumen, el Sistema de Producción Toyota funciona, eso no es cuestionable. La pregunta es: ¿Seré capaz de implementarlo en mi organización? ¿Cómo visualizas a tu empresa en este proceso? ¡Comparte tu visión y experiencia en los comentarios!